Excel e utilizzo cartelle condivise

In Excel è possibile creare una cartella di lavoro condivisa in modo che ne sia consentita la visualizzazione e la modifica contemporanea da parte di più utenti di una rete. Tramite questa funzionalità ogni utente quando salva la cartella potrà vedere le modifiche apportate dagli altri utenti. Per maggiori informazioni si veda Utilizzare una cartella condivisa per la collaborazione (in cui sono elencate le Caratteristiche non supportate in una cartella di lavoro condivisa) e Usare un file di Excel da più computer.

Sebbene le cartelle condivise consentano a differenza di un database non richiede operazioni di amministrazione affidate a un unico utente (è infatti possibile scegliere se affidare a un unico utente la gestione delle autorizzazioni di accesso e degli oneri amministrativi oppure condividere la gestione della cartella di lavoro tra i membri del gruppo di lavoro) occore tenere presente quali sono gli ambiti di utilizzo:

  1. Per tenere traccia dello stato del progetto.
  2. Raccogliere e riepilogare informazioni.
  3. Compilare elenchi.

Viceversa le cartelle condivise non sono indicate quando si utilizzano modelli di fogli di lavoro grandi e complessi in cui la struttura e le formule cambiano di frequente o prendono forma col tempo. In questi casi è opportuno che cartelle di lavoro vengano assegnate a un unico utente o che le modifiche e gli aggiornamenti vengano gestiti a turno. Per ulteriori informazioni si veda Amministrazione di cartelle di lavoro condivise.

Ovviamente il tallone d’achille delle cartelle condivise il salvataggio momento in cui occorre eseguire il merge delle modifiche e rileggere i dati come descritto in XL2000: “This File Has Been Locked” Error Message Saving Shared Workbook dove viene indicato che in questo frangente può verificarsi un errore di file bloccato:

This behavior occurs when you save a shared workbook while another user is also saving the same file. This behavior occurs because the workbook is locked during the save process and cannot be saved by another user until the save process is complete.

To work around this behavior, wait a few minutes (depending on the size of the file) until the save process is complete, and then try saving the file again.

Sempre in questo articolo viene descritto cosa succede all’atto del salvataggio:

When you save an Excel workbook file, the following process occurs:

The original file (for example, Book1.xls) is locked.
The original file is saved to a temporary file (0ae06000).
The original file (Book1.xls) is unlocked.
The original file (Book1.xls) is deleted.
The temporary file (0ae06000) is renamed to the original file name (Book1.xls).
If you save a shared workbook while it is being saved by another user, you receive the error message described in the “Symptoms” section in this article. This problem occurs when your save process begins after the file is deleted and before it is renamed (by the first save process) or when the save process you initiated locks the file after it is unlocked (by the first save process). It is unlikely that you will receive the second error message; it appears only in the case when two save processes for one file begin almost at the same moment.

Il numero di utenti con cui è possibile condividere una cartella è 256 come si può vedere dal seguente Excel specifications and limits, ma ovviamente più utenti utilizzeranno il file con la cartella condivisa e maggiore sarà la probabilità che si verifichi l’evento di file bloccato. In questo caso l’unica soluzione possibile e attendere e riprovare a salvare come viene anche indicato in You receive a “This file is locked” error message when you try to save or close a shared file:

This behavior occurs when you save a shared workbook and another user has already opened the workbook. The error message may also appear if you share a file while another user is opening the file because sharing a file requires that you save it.

Wait a few minutes and save the file again. The number of minutes to wait depends on the size of the file and how long it takes to open the file. As soon as the file is opened on the other user’s computer, you can successfully save the file without receiving the error message.

Un’accortezza che si può utilizzare per ridurre l’incidenza di questo problema è quello di disabilitare il salvataggio automatico, ma se l’eveto di file bloccato si verifica spesso può essere più conveniente utilizzare altre forma di collaborazione quali l’utilizzo di un database come Access oppure valutare l’adozione di prodotto pensato per questo scopo come SharePoint.

Di seguito un elenco di altri articoli che possono tornare utili: