Pubblica Amministrazione e Fax
L’utilizzo del fax nelle pubbliche amministrazioni è al momento normato da normato dal Codice dell’amministrazione digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 aggiornato il 28 settembre 2018) e dal Testo unico sulla documentazione amministrativa (D.P.R., 28/12/2000 n° 445).
Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce all’Art. 47. Trasmissione dei documenti tra le pubbliche amministrazioni comma 2 lettera c che il fax non deve più essere utilizzato nelle comunicazioni tra Pubbliche Amministrazioni:
1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l’utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento può essere, altresì, reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso telematico allo stesso.1-bis. L’inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l’eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare.
2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:
a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all’articolo 71. È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax;
d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
3. I soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, lettere a) e b), provvedono ad istituire e pubblicare nell’Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo. Le pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l’amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati.
Il Testo unico sulla documentazione amministrativa prevede all’Articolo 38 Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze comma 1 che le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax:
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica.
Sempre il Testo unico sulla documentazione amministrativa prevede all’Articolo 43 Accertamenti d’ufficio comma 6 che le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire Dichiarazioni sostitutive di certificazioni (Art. 46), Dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà (Art. 47) e tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni anche via fax:
1. Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato.
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare l’esattezza, si considera operata per finalità di rilevante interesse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico servizio, degli archivi dell’amministrazione certificante, finalizzata all’accertamento d’ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini. Per l’accesso diretto ai propri archivi l’amministrazione certificante rilascia all’amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente.
3. L’amministrazione procedente opera l’acquisizione d’ufficio, ai sensi del precedente comma, esclusivamente per via telematica.
4. Al fine di agevolare l’acquisizione d’ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali.
5. In tutti i casi in cui l’amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l’amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l’acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.
6. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale.
Sebbene nel Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2019 – 2021 non vi siano espliciti riferimenti all’utilizzo dei fax vi è comunque l’indicazione che le Pubbliche Amministrazioni devono procedere progressivamente, alla dematerializzazione degli archivi e deve essere garantito un impulso forte ed innovativo alla digitalizzazione della PA a livello territoriale e nazionale.
Sulla base delle indicazioni del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione il Comune di Roma ha annunciato il 5 agosto 2019 la dismissione delle apparecchiature fax detenute da Roma Capitale, a riguardo si veda l’annuncio Processo di dematerializzazione e digitalizzazione in atto nella Pubblica Amministrazione:
Rimozione e dismissione delle apparecchiature fax detenute da Roma Capitale
Impegno per la Sindaca e la Giunta Capitolina affinchè, nell’ambito dei processi di dematerializzazione e digitalizzazione in atto nella Pubblica Amministrazione, promuovono la rimozione e dismissione delle apparecchiature fax detenute da Roma Capitale – Mozione dell’Assemblea Capitolina n. 77/2019 .
A riguardo si veda anche la Mozione n. 77 del 18 Luglio 2019:
PREMESSO CHE
l’articolo 47 del D.Lgs. n. 82/2005 rubricato “Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni” prevede che:
“1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l’utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. Il documento può essere, altresì, reso disponibile previa comunicazione delle modalità di accesso telematico allo stesso.
1-bis. L’inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l’eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare.
2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se:
a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;
b) ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;c) ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle Linee guida. È in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax;
d) ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68″;
CONSIDERATO CHE
il tema della dematerializzazione/digitalizzazione appare essere un obiettivo rilevante sia riguardo gli aspetti di efficacia ed efficienza delle comunicazioni istituzionali sia in relazione alle comunicazioni tra P.A. e cittadini e quindi dei processi sia al contenimento della spesa e dell’impatto ecologico;
tutto ciò premesso
L’ASSEMBLEA CAPITOLINA IMPEGNA
LA SINDACA E LA GIUNTA CAPITOLINAa rimuovere e dismettere senza ritardo e senza pregiudizio per l’amministrazione le
apparecchiature fax detenute da Roma Capitale da tutte le strutture capitoline e municipali
nonché le linee telefoniche eventualmente dedicate.