Deep dive sulla Posta in arrivo evidenziata

La funzionalità Posta in arrivo Evidenziata è disponibile in Outlook 2016 in Office 365 e come indicato Focused Inbox for Outlook – Microsoft Support permette di separare la posta in arrivo in due schede: Evidenziata e Altra. I messaggi di posta elettronica “più importanti” si trovano nella scheda Evidenziata, mentre gli altri restano nella scheda Altra. Per stabilire quale posta inserire nella scheda Evidenziata Il sistema tiene conto dei messaggi di posta elettronica e dei contatti con cui si interagisce e filtra le fonti di disturbo come i messaggi di posta elettronica generati automaticamente o in blocco con l’obbiettivo di diventare più efficace con l’utilizzo. Infatti Posta in arrivo evidenziata apprende automaticamente a organizzare i messaggi con l’uso continuo, ma è anche possibile indicare a Outlook quali sono i messaggi più importanti spostandoli tra la scheda Evidenziata e la scheda Altra e impostando degli override per assicurarsi che i messaggi di posta elettronica provenienti da determinati mittenti siano sempre visualizzati in una destinazione specifica.

Nel caso si utilizzi una cassetta postale condivisa la funzionalità Posta in arrivo evidenziata non funziona, ma questo è un comportamento by design.

La funzionalità Posta in arrivo evidenziata può essere gestita a livello della singola cassetta postale come indicato in Focused Inbox for Outlook – Microsoft Support.

Gestione Posta in arrivo evidenziata nel Nuovo Outlook

• Selezionare Visualizza > Impostazioni visualizzazione.
• In Layout selezionare l’account a cui applicare le impostazioni.
• Per attivare la Posta in arrivo evidenziata selezionare l’opzione Ordina i messaggi in Evidenziata e Altra.
• Per disattivare la Posta in arrivo evidenziata selezionare l’opzione Non ordinare i messaggi.
• Selezionare Salva per apportare le modifiche.

Gestione Posta in arrivo evidenziata in Outlook classico

• Selezionare la scheda Visualizza.

• Per attivare la Posta in arrivo evidenziata selezionare Mostra Posta in arrivo evidenziata.

• Per disattivare la Posta in arrivo evidenziata deselezionare Mostra Posta in arrivo evidenziata.

Gestione Posta in arrivo evidenziata in Outlook Web

• Nella parte superiore della pagina selezionare Impostazioni > Mail > Layout.
• Per attivare la sezione Posta in arrivo evidenziata, selezionare l’opzione Ordina i messaggi in Evidenziata e Altra.
• Per disattivare Posta in arrivo evidenziata, selezionare Non ordinare i messaggi.
• Selezionare Salva per apportare le modifiche.

In alternativa la funzionalità Posta in arrivo evidenziata può anche essere gestita a livello dell’intera organizzazione come indicato in Configure Focused Inbox for everyone in your organization – Microsoft 365 admin | Microsoft Learn.

Al momento la gestione dell’impostazione della Posta in arrivo evidenziata a livello dell’intera organizzazione deve essere fatta tramite PowerShell e non è disponibile nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Per visualizzare lo stato dell’impostazione della Posta in arrivo evidenziata a livello dell’intera organizzazione è possibile usare i seguenti comandi:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin_eo@contoso.it

Get-OrganizationConfig |FL Name, *focus*

Di seguito un esempio di output:

Name : contosoit.onmicrosoft.com
FocusedInboxOn :
FocusedInboxOnLastUpdateTime : 01/01/0001 00:00:00

Si noti che il valore null implica che verrà considerato il valore impostato sulla cassetta postale, se quello sulla cassetta è null o True la funzionalità è abilitata, per verificare l’impostazione su una specifica cassetta postale è possibile usare il seguente comando:

Get-FocusedInbox -Identity mario.rossi@contoso.it

Di seguito un esempio di output:

MailboxIdentity : Mario Rossi
FocusedInboxOn : True
FocusedInboxOnLastUpdateTime : 01/01/0001 00:00:00
Identity :
IsValid : True
ObjectState : New

Nel caso si imposti lo stato sia a livello di Organizzazione che a livello di cassetta postale l’esperienza viene scelta in base allo stato impostato per ultimo come riportato in Configure Focused Inbox for everyone in your organization – Microsoft 365 admin | Microsoft Learn:

Outlook decides to show the experience by choosing which cmdlet has the latest time stamp. By default, both time stamps are “null” and in this case, the feature is enabled.

There are two cmdlets for controlling Focused Inbox. When you run Get-FocusedInbox for a mailbox, it returns the mailbox level state of the feature. The experience in Outlook is chosen based on which cmdlet state was last modified.

Per disattivare la Posta in arrivo evidenziata a livello dell’intera organizzazione è possibile usare i seguenti comandi:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin_eo@contoso.it

Set-OrganizationConfig -FocusedInboxOn $false

Si noti però che tale comando disabilita la Posta in arrivo evidenziata a livello dell’intera organizzazione, ma non impedisce che l’utente possa abilitarla autonomamente. Gli utenti infatti riceveranno in Outlook un avviso che l’amministratore ha disabilitato la funzionalità ma che volendo è possibile abilitarla.

Per disabilitare tramite Powershell la funzionalità Posta in arrivo evidenziata su una specifica cassetta postale è possibile usare il seguente comando:

Set-FocusedInbox -Identity mario.rossi@contoso.it -FocusedInboxOn $false

Al momento non esiste una Group Policy per disabilitare la funzionalità di Posta in arrivo evidenziata in Outloook, ma è possibile provare a gestire l’impostazione tramite chiave di registro, infatti la funzionalità è gestita tramite la seguente chiave di registro REG_SZ:

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Settings\Data\mario.rossi@contoso.it_IsFocusedInboxEnabled

Il valore della chiave di registro è un valore JSON e per disabilitare la funzionalità di Posta in arrivo evidenziata occorre impostare il campo “value” a false, ovviamente se si intendesse gestire tale chiave di registro mediante una Group Policy Preference occorrerebbe impostare il valore dell’intera chiave.

Nel caso invece si voglia utilizzare la funzionalità Posta in arrivo evidenziata è anche possibile creare delle regole di trasporto per fare in modo che le mail che rispettano determinate caratteristiche vengano indirizzate alla visualizzazione Evidenziata, la regola di trasporto va ad impostare a true l’header X-MS-Exchange-Organization-BypassFocusedInbox. A riguardo si vedano:

• Configure Focused Inbox for everyone in your organization – Use the UI to create a transport rule to direct email messages to the Focused view for all your users
• Configure Focused Inbox for everyone in your organization- Use PowerShell to create a transport rule to direct email messages to the Focused view for all your users

Nel caso venga configurata una regola di trasporto, verrà visualizzata una notifica per l’override. Outlook sul Web disabiliterà il messaggio “Sposta sempre in Altra” e mostrerà un tooltip, mentre i client Outlook sul desktop consentiranno la selezione di “Sposta sempre in Altra” e apriranno una finestra di dialogo.

Le modifiche relative alle impostazioni della funzionalità Posta in arrivo evidenziata diventano effettive quando gli utenti chiudono e riavviano Outlook.

Si tenga anche presente la funzionalità Posta in arrivo evidenziata è un’impostazione lato client e “per per tipo di client” come riportato in Configure Focused Inbox for everyone in your organization – Microsoft 365 admin | Microsoft Learn:

Can I run a script to see who has turned on Focused Inbox?
No, and this is by design. Focused Inbox enablement is a client-side setting, so all the cmdlet can do is tell you if the user’s mailbox is eligible for the client experience. It is possible for it to be simultaneously enabled in some clients and disabled in others, for example, enabled in Outlook app and Outlook Mobile but disabled in Outlook on the web.